Caya vs. Clevver

Welcher Service ist der richtige für mich?

Die Digitalisierung ist eine wunderbare Sache: Wir können fast von überall her arbeiten und können die dicken, staubigen, schweren Aktenordner in die Rente schicken. Digitale Dokumente haben den Vorteil, dass wir sie platzsparend verwahren, ganz leicht neu ordnen und blitzschnell durchsuchen können.

Kein Wunder, entdecken immer mehr digitale Nomaden die Segnungen der verschiedenen Postscan-Anbieter und virtuellen Büros. Zwei davon stellen wir Ihnen in diesem Beitrag vor.

Leistungsvergleich

 

CayaClevver
Briefpost entgegennehmen und scannen
Eingeschriebene Briefe entgegennehmen
Pakete empfangen
International (physische Adressen in mehreren Ländern)
Normale Firmenadresse ohne Hinweis auf den Postscan-Service
Adresse für Visitenkarten nutzenevtl.2
Adresse für das Impressum der Website nutzen 1
Adresse für Handelsregister-Anmeldung nutzen 3
Kombinierbar mit Telefonnummer 4

1 Mit ClevverAddress Variante „Business Address“ oder „Registered Office“
2 Gesetzlich erlaubt, aber nicht ratsam: „Caya Postbox #123456“ als Geschäftsadresse wirkt wenig vertrauenerweckend
3 Mit ClevverAddress Variante „Registered Office“
4 Mit ClevverNumber

Caya, der Postscan-Service

 

Selbst in der heutigen Zeit landen immer noch tonnenweise Briefe, Prospekte, Flyer und anderes in unseren Briefkästen. Wer nicht jeden Tag den Briefkasten leert, läuft Gefahr, Wichtiges zu verpassen; zudem wird es nicht einmal eine Woche dauern, bis der Briefkasten hoffnungslos verstopft ist. Was also tun, wenn Sie einmal mehrere Monate oder sogar Jahre als digitaler Nomade unterwegs sind, aber ihre Meldeadresse nicht aufgeben wollen? Die Lösung für dieses Problem heißt: Postscan-Service.
Caya (getcaya.com) ist einer der bekanntesten Anbieter in diesem Bereich. So funktioniert der Postscan-Service von Caya:

  • Sie lassen Ihre Briefpost zu Caya umleiten oder weisen Ihre Geschäftspartner an, sie direkt an Caya zu senden. Dabei ist strikte darauf zu achten, dass Ihre Kundennummer in der Adresse erwähnt wird.
  • Caya nimmt die Briefpost für sie entgegen, öffnet sie, scannt den Inhalt und speichert diesen in Form von durchsuchbaren PDF-Files in der Cloud.
  • Sie erhalten via E-Mail oder Push eine Nachricht über die eingegangene Sendung.
  • Die gescannten Briefe können Sie als durchsuchbare PDF-Files herunterladen.
  • Die Originale lagert Caya in einem Langzeitarchiv, außer Sie lassen sie sich zusenden.

Wie kommen die Briefe zu Caya? Dafür gibt es zwei Varianten:

Nachsendeauftrag

Auf Wunsch organisiert Caya für sie bei der Deutschen Post einen Nachsendeauftrag. Dies bedeutet, dass Ihre Geschäftspartner die Briefe zwar an ihre tatsächliche Adresse senden, aber von der Deutschen Post an Caya weitergesendet werden. Paketpost wird weiterhin an ihre tatsächliche Adresse geliefert. Dieser Nachsendeauftrag hat einige Tücken:

  • Permanente Postweiterleitungen sind bei der Deutschen Post nicht vorgesehen. Spätestens nach zwei Jahren läuft der Nachsendeauftrag aus.
  • Neben der Deutschen Post gibt es weitere Zusteller in Deutschland. Wenn ein Brief über diese versendet wird und nicht über die Deutsche Post, dann wird er nicht vom Nachsendeauftrag erfasst und landet weiterhin in Ihrem normalen Briefkasten.
  • Wie verschiedene Nutzer berichten, kann es mitunter mehrere Tage oder sogar Wochen dauern, bis ein weitergeleiteter Brief in der Caya Postbox eintrifft. Weshalb solche Verzögerungen eintreten, bleibt das Geheimnis der Deutschen Post.

Direkte Adressierung an die Caya Postbox

Sie können Ihren Geschäftspartnern auch die Postbox von Caya als Ihre Postadresse angeben. Diese Adresse hat die folgende Form:

Caya Postbox #[Kundennummer]
Name / Firma
11516 Berlin

Wichtig ist, dass die Kundennummer von ihren Geschäftspartnern immer bei der Adressierung angegeben wird. Andernfalls kann Caya den Brief nicht automatisch zuordnen, was zu Verzögerungen oder Mehrkosten führen kann.
Die Adresse von Caya ist nur als Postadresse verwendbar, nicht als Geschäftsadresse. Denn sie ist nicht ladungsfähig, d. h. nicht zur Entgegennahme von Behörden-Korrespondenz wie zum Beispiel gerichtlichen Vorladungen geeignet. Deshalb darf diese Adresse nicht für das Impressum der Website und erst recht nicht als offizielles Firmendomizil verwendet werden.

Clevver, das virtuelle Büro

 

Clevver ist einer der führenden Anbieter virtueller Büros. Seine Standorte decken alle wichtigen Städte der Welt ab: Von Amsterdam über Berlin und München bis zu Wien und Zürich, von Brisbane über Dubai und Hongkong bis Johannesburg.

Eine echte Geschäftsadresse

Clevver bietet „echte“, physische Geschäftsadressen an. Im Gegensatz zu Caya sehen Ihre Geschäftspartner Ihrer Postadresse nicht an, dass es sich um ein virtuelles Büro handelt. An dieser Geschäftsadresse sitzen Mitarbeiter von Clevver, die für Sie Brief- und Paketpost entgegennehmen und Ihnen auch vor Ort für Auskünfte zur Verfügung stehen.
Aus diesem Grund können neben gewöhnlichen Briefen auch besondere Postsendungen verarbeitet werden – von Webshop-Retouren bis zu DNA-Proben.
Um den Eindruck eines echten Geschäftsstandortes perfekt zu machen, können Sie übrigens zusätzlich eine dazu passende Telefonnummer mieten; das entsprechende Angebot nennt sich ClevverNumber.
Clevver bietet Adressen nicht nur in Deutschland an, sondern auch international. Aktuell nimmt Clevver Post an über 65 lokalen Adressen weltweit in Empfang.

ClevverMail: Maximale Flexibilität

ClevverMail nimmt Ihre Postsendungen ohne Größenbeschränkung in jeder Menge von jedem Zusteller entgegen. Allgemeine Werbesendungen werden direkt aussortiert. Clevver benachrichtigt Sie per E-Mail oder Push über Absender, Gewicht und Format jeder Sendung.
Im Gegensatz zu Caya wird nicht jeder Brief automatisch geöffnet und gescannt. Vielmehr überlässt Clevver Ihnen die Entscheidung, welche Briefe gescannt werden sollen.
Wenn Sie wissen wollen, was in einem zugesandten Paket steckt, können Sie Clevver anweisen, das Paket zu öffnen und Ihnen Fotos des Inhaltes zu senden. Selbstredend können Sie frei entscheiden, wohin das Paket weitergesendet werden soll.
Sämtliche Post wird nach dem Scan für zwölf Monate vor Ort aufbewahrt. Auf Wunsch können Sie sich die gesammelte Post als Paket zustellen lassen.
Die physische Post können Sie von ClevverMail an jede beliebige Adresse der Welt weitersenden lassen. Es ist auch möglich, die Post differenziert an verschiedene Anschriften weiterzusenden; die entsprechenden Einstellungen können Sie in Ihrem Account vornehmen.

ClevverAddress: Ladungsfähige Anschrift als Add-on zu ClevverMail

Mit ClevverAddress erhalten Sie an vielen Standorten zu einem erstaunlich niedrigen Preis (je nach Standort weniger als 20 Euro pro Monat) eine ladungsfähige Anschrift. Diese dürfen Sie als offizielle Firmenadresse verwenden, also zum Beispiel in ihr Website-Impressum schreiben. Je nach Standort gibt es sogar die Möglichkeit, eine Firmenadresse zu erhalten, welche für Firmengründungen und Handelsregister-Einträge zulässig ist. Diese Variante nennt Clevver „Registered Office“; sie kostet knapp 50 Euro pro Monat.

Überlegungen zum Preis

 

Sowohl Caya wie Clevver bieten eine große Bandbreite an Preisniveaus. Das Produkt ClevverMail startet in der Variante LITE bei 5,45 € pro Monat, Caya Business bei 9,99 € im Monat.
Bei Clevver kann eine ladungsfähige Anschrift hinzugebucht werden (ClevverAddress), bei Caya hängt die Preisgestaltung dagegen einzig von der Anzahl inklusive der Scans pro Monat ab.
Bei Clevver ist die Postverarbeitung sehr flexibel, dafür teurer als bei Caya. Andererseits scannt Caya grundsätzlich sämtliche erhaltenen Briefe, während dem Clevver zuerst offensichtliche Werbung manuell aussortiert, sodass sie nicht unnötigerweise gescannt wird.
Um herauszufinden, welches für Sie der richtige Tarif ist, stellen Sie sich am besten die folgenden Fragen:

  • Wie wichtig ist es mir, eine echte Firmenadresse an diesem Standort zu haben? Wenn dies wichtig ist, sollten Sie Clevver wählen. Wenn eine Postfach-Adresse genügt, kommt Caya infrage.
  • Wie viele Geschäftsbriefe erhalte ich ungefähr pro Monat? Wenn Sie besonders viele Briefe erhalten, dürfte Caya die günstigere Lösung sein als Clevver.
  • Will ich alle Post an dieser Adresse empfangen, egal, ob Brief oder Paket, egal wie groß und schwer? Falls ja, ist ClevverMail die richtige Lösung.
  • Benötige ich den Service nur vorübergehend oder permanent? Wenn der Service permanent eingerichtet werden soll, ist ein Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post nicht die beste Lösung; dann sollten Sie ClevverMail wählen.

Bekannt aus

Going global? – Be Clevver!

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