Deutsche Buchhaltung hat einen Ruf — und er ist verdient. Das HGB regelt die Bilanzierung bis ins Detail, die GoBD diktieren sogar, wie du Belege digital ablegen darfst, und das Finanzamt prüft gnadenlos nach. Die gute Nachricht: Für die meisten Gründer reduziert sich das Thema auf eine überschaubare Handvoll Pflichten. Hier ist der Überblick, der wirklich zählt.
Wer muss wie Buch führen?
Die erste Weichenstellung: einfache oder doppelte Buchführung?
| Unternehmensform | Buchführung | Abschluss | |---|---|---| | Freiberufler | EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) | formlose Gewinnermittlung | | Einzelunternehmen/GbR (klein)* | EÜR | formlose Gewinnermittlung | | Einzelkaufmann (groß) | doppelt | Bilanz + GuV | | GmbH, UG, AG | doppelt (immer!) | Bilanz + GuV + Anhang |
*Klein = bis €800.000 Umsatz und €80.000 Gewinn pro Jahr. Darüber ordnet das Finanzamt die Bilanzierung an.
Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG bilanzieren immer — unabhängig von der Größe.
Das Regelwerk: HGB und GoBD
HGB (Handelsgesetzbuch): Der Kern der deutschen Rechnungslegung. Es verlangt, dass die Bücher ein „den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild" der Lage vermitteln — mit dem Vorsichtsprinzip als Leitlinie: Verluste früh ausweisen, Gewinne erst bei Realisierung.
GoBD: Die Verwaltungsvorschrift für digitale Buchführung. Kernpunkte: Belege müssen unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar archiviert sein. Eine Excel-Tabelle erfüllt das nicht — GoBD-konforme Buchhaltungssoftware oder ein Steuerberater schon.
Aufbewahrung: 10 Jahre für Belege und Abschlüsse, 6 Jahre für Geschäftsbriefe.
IFRS statt HGB? Nur kapitalmarktorientierte Konzerne müssen IFRS anwenden (im Konzernabschluss). Der Mittelstand bleibt beim HGB — internationale Töchter führen deshalb oft beide Standards parallel.
Die Steuersätze, mit denen du rechnen musst
- Körperschaftsteuer: 15 % plus 5,5 % Solidaritätszuschlag darauf (effektiv ~15,8 %)
- Gewerbesteuer: je nach Gemeinde ca. 14–17 % — zusammen landen Kapitalgesellschaften bei rund 30 % Gesamtbelastung
- Umsatzsteuer: 19 % Regelsatz, 7 % ermäßigt — Fristen und Voranmeldungen im USt-Guide
Der Jahresrhythmus der Buchhaltung
- Laufend: Belege erfassen, Rechnungen nach §14 UStG schreiben, Kontoabstimmung
- Monatlich/quartalsweise: USt-Voranmeldung (10. des Folgemonats), ggf. Lohnabrechnung
- Jährlich: Jahresabschluss (6 Monate nach Geschäftsjahresende), Offenlegung im Unternehmensregister (12 Monate), Steuererklärungen
Die Fristen mit Konsequenzen bei Versäumnis findest du in der Compliance-Checkliste.
Prüfungspflicht: Wen trifft sie?
Kleine Gesellschaften sind prüfungsfrei. Die Pflicht zur Abschlussprüfung durch einen Wirtschaftsprüfer beginnt, wenn zwei von drei Kriterien an zwei Stichtagen überschritten sind: €7,5 Mio. Bilanzsumme, €15 Mio. Umsatz, 50 Mitarbeiter. Startups können dieses Thema also getrost vertagen.
Selbst machen, Software oder Steuerberater?
Selbst + Software (ab ~€10–30/Monat): funktioniert für Freiberufler und einfache EÜR-Fälle mit wenigen Belegen.
Steuerberater (ab ~€100–300/Monat für kleine GmbHs): ab Bilanzierungspflicht praktisch unvermeidbar — Jahresabschluss und Körperschaftsteuererklärung in Eigenregie sind ein Haftungsrisiko.
Digital ausgelagert: Der Tax & Accounting Service von Clevver übernimmt Buchhaltung, Voranmeldungen und Jahresabschluss — besonders für ausländische Gründer ohne deutschen Steuerberater-Kontakt der einfachste Weg.
FAQ
Kann ich meine Buchhaltung auf Englisch führen? Die Belege dürfen englisch sein, das Finanzamt kann aber Übersetzungen verlangen. Abschluss und Steuererklärungen laufen auf Deutsch — ein weiterer Grund für lokale Unterstützung.
Was passiert bei Buchführungsfehlern? Vom Verspätungszuschlag über Schätzungen des Finanzamts bis zur persönlichen Haftung des Geschäftsführers — und bei Vorsatz strafrechtliche Konsequenzen.
Brauche ich als ausländisches Unternehmen mit deutscher Niederlassung deutsche Buchhaltung? Ja — Betriebsstätten und Niederlassungen unterliegen deutscher Buchführungs- und Steuerpflicht. Details im Guide Niederlassung in Deutschland.
EÜR oder Bilanz — was ist besser? Wenn du wählen darfst: Die EÜR ist einfacher und günstiger. Die Bilanz liefert dafür bessere Steuerungsinformationen und wird von Banken lieber gesehen.