Digitales Postfach, E-Post, Postbox: Was ist der Unterschied?

"Digitales Postfach" ist kein einheitlicher Begriff. Er bezeichnet mal ein Postfach bei einer Behörde oder Bank, mal einen Dienst, der deine Papierpost scannt, mal ein E-Mail-ähnliches Konto. Entscheidend ist, ob die Post schon digital verschickt wird oder ob Papierbriefe erst digitalisiert werden müssen.

Wer nach "digitales Postfach", "elektronisches Postfach" oder "Postbox" sucht, findet Angebote mit ganz verschiedenem Zweck. Diese Übersicht sortiert sie.

Die wichtigsten Arten im Überblick

| Art | Was es ist | Empfängt Papierpost? | |---|---|---| | Behörden- oder Bürgerpostfach | Elektronisches Postfach bei Amt oder Portal, zum Beispiel für Bescheide | Nein | | Anbieterpostfach | Postfach bei Bank, Versicherung oder Telekom für Rechnungen und Verträge | Nein | | Dokumenten-Postfach (Postbox) | Sammelstelle für digitale Rechnungen und Belege mehrerer Absender | Nein | | E-Mail-Postfach | Klassisches E-Mail-Konto | Nein | | Digitaler Briefkasten mit Postscan | Echte Adresse, an der Papierpost angenommen und gescannt wird | Ja |

Die ersten vier Varianten arbeiten mit Post, die bereits digital verschickt wird. Nur die letzte löst das Problem, dass Briefe in Papierform an eine Adresse kommen, an der du nicht bist.

Woran du erkennst, was du brauchst

Du erhältst Papierbriefe und bist nicht vor Ort? Dann brauchst du einen digitalen Briefkasten mit Postscan. Alle anderen Postfächer nützen dir dafür nichts, weil die Absender weiter Papier schicken.

Deine Behörde oder Bank verschickt ohnehin digital? Dann reicht deren Postfach. Du brauchst keinen zusätzlichen Dienst, aber achte auf Benachrichtigungen.

Du willst Rechnungen und Belege an einem Ort sammeln? Ein Dokumenten-Postfach oder ein Buchhaltungstool ist die Lösung.

Du brauchst eine Adresse für Impressum, Firmensitz oder Konto? Dann führt kein Weg an einer echten Straßenadresse vorbei, wie sie ein digitaler Briefkasten bietet.

Ein Beispiel: Freiberuflerin mit Papier und digitaler Post

Stell dir eine Grafikerin vor, die viel reist. Ihre Bank und die Krankenkasse schreiben in einem digitalen Postfach an sie, das sie per App öffnet. Das Finanzamt, ein Vermieter und drei Auftraggeber schicken aber weiter Papierbriefe. Für diese Briefe nutzt sie einen digitalen Briefkasten mit Postscan. Zwei verschiedene Lösungen für zwei verschiedene Sorten Post. Das Beispiel ist erfunden.

Was ein digitaler Briefkasten mit Postscan bietet

• Eine echte Adresse, an die Absender schreiben
• Erfassung jedes Briefes, oft mit Foto des Umschlags
• Öffnen und Scannen auf Wunsch
• Weiterleiten, Archivieren oder Vernichten der Originale
• Zugriff per App oder Web

Wie das genau abläuft, beschreiben wir im Beitrag zum Postscan und zur virtuellen Mailbox.

Worauf du bei allen Angeboten achten solltest

• Datenschutz. Wo werden deine Daten gespeichert?
• Zustellungsfiktion. Bei Behördenpost gelten Bekanntgaberegeln, auch wenn du die Nachricht nicht gelesen hast. Aktiviere Benachrichtigungen.
• Kündigung und Kosten. Bei Clevver ist der Digitale Posteingang monatlich mit 14 Tagen Frist kündbar.
• Exportmöglichkeit. Kannst du deine Daten mitnehmen, wenn du den Anbieter wechselst?

Häufige Fragen

Was ist ein elektronisches Postfach? Meist ein Postfach bei einer Behörde oder einem Anbieter, in dem digitale Nachrichten und Dokumente eingehen.

Ist ein digitaler Briefkasten dasselbe wie ein digitales Postfach? Nein. Ein digitaler Briefkasten nimmt Papierpost an einer echten Adresse an und scannt sie. Ein digitales Postfach empfängt Nachrichten, die bereits digital verschickt wurden.

Brauche ich beides? Möglicherweise. Viele Menschen erhalten sowohl digitale als auch Papierpost. Noch Fragen? → Kontakt