Post digitalisieren lassen: 3 Wege im Vergleich

Post digitalisieren lassen heißt: Deine Briefe werden angenommen, geöffnet und eingescannt, und du liest sie als PDF am Rechner oder in einer App. Für laufend eingehende Post ist ein digitaler Briefkasten mit Scan-Service meist der einfachste Weg. Für alte Papierakten eignet sich ein Scan-Dienstleister, und für ein paar Briefe im Monat reicht oft das eigene Smartphone. Welcher Weg zu dir passt, hängt davon ab, wie viel Post du bekommst und ob du selbst vor Ort bist.

Was bedeutet „Post digitalisieren“?

Beim Digitalisieren wird aus einem Papierbrief eine digitale Datei, in der Regel ein PDF. Gute Lösungen machen den Text durchsuchbar, sodass du später nach „Krankenkasse“ oder „Nebenkostenabrechnung“ suchen kannst. Dabei gibt es zwei ganz unterschiedliche Fälle:

• Neue Post, laufend: Briefe, die jede Woche ankommen, etwa Rechnungen, Behördenpost oder Bankbriefe.
• Alte Unterlagen, einmalig: Ordner, Verträge und Belege, die schon im Regal stehen.

Wer nach „Post digitalisieren lassen“ sucht, meint meistens den ersten Fall: Die Briefe sollen nicht mehr im Briefkasten liegen bleiben, während man unterwegs ist.

Weg 1: Selbst scannen

Du holst die Post aus dem Briefkasten, öffnest sie und scannst sie mit einer Scanner-App auf dem Smartphone oder mit einem Dokumentenscanner.

Passt, wenn du wenig Post bekommst und ohnehin zu Hause bist.

Grenzen: Du musst physisch vor Ort sein. Im Urlaub, auf Reisen oder nach einem Umzug ins Ausland funktioniert das nicht. Außerdem kostet es Zeit, die Dateien sauber zu benennen und abzulegen.

Weg 2: Scan-Dienstleister für Dokumente

Du schickst Ordner oder Kartons an einen Dienstleister, der sie scannt und dir als Dateien zurückgibt. Die Originale bekommst du zurück oder lässt sie vernichten.

Passt, wenn du einen Altbestand digitalisieren willst, zum Beispiel vor einem Umzug.

Grenzen: Das ist ein Projekt, kein laufender Service. Neue Briefe landen weiter in deinem Briefkasten.

Weg 3: Digitaler Briefkasten mit Scan-Service

Hier bekommst du eine Postadresse, an der deine Briefe angenommen werden. Eingehende Post wird erfasst, du siehst zuerst den Umschlag und entscheidest dann pro Brief: Inhalt scannen, Original aufbewahren, weiterleiten oder vernichten. Wie ein solcher Scan im Detail abläuft, erklärt der Artikel Postscan.

Passt, wenn du regelmäßig Post bekommst und nicht immer vor Ort bist: als Pendler, bei einem längeren Auslandsaufenthalt oder wenn du schon ganz im Ausland lebst und noch Post aus Deutschland bekommst.

Grenzen: Du musst die neue Adresse bei Absendern angeben oder deine Post dorthin umleiten. Und es kostet eine monatliche Gebühr.

Die drei Wege im Vergleich

| | Selbst scannen | Scan-Dienstleister | Digitaler Briefkasten | |---|---|---|---| | Geeignet für | wenige Briefe, zu Hause | Altbestand, einmalig | laufende Post, ortsunabhängig | | Du musst vor Ort sein | ja | nein (Kartons verschicken) | nein | | Neue Post automatisch digital | nein | nein | ja | | Originale | bei dir | Rückversand oder Vernichtung | aufbewahrt, Weiterleitung auf Wunsch | | Aufwand für dich | hoch | einmalig mittel | gering | | Kosten | Gerät oder App | pro Auftrag | monatlich |

Wie läuft das mit einem digitalen Briefkasten ab?

1. Standort und Tarif wählen. Je nach Menge deiner Post nimmst du einen kleineren oder größeren Tarif.
2. Identität bestätigen. Weil Post für dich angenommen wird, verifizierst du dich einmal online.
3. Adresse nutzen. Gib die neue Adresse bei Bank, Versicherung, Krankenkasse und Behörden an.
4. Post umleiten. Für die Übergangszeit richtest du einen Nachsendeauftrag von deiner alten Adresse ein. Mehr dazu: Nachsendeauftrag-Alternative.
5. Benachrichtigung erhalten. Neue Post wird in der Regel innerhalb von 24 bis 48 Stunden an Werktagen erfasst. Du bekommst eine Mitteilung per App oder E-Mail, zuerst mit dem Scan des Umschlags.
6. Entscheiden. Inhalt scannen lassen, Original aufbewahren, weiterleiten oder vernichten.

Praktisch, wenn ein Brief auf Deutsch schwer zu verstehen ist: Die App kann gescannte Briefe per KI übersetzen und in einfachen Worten erklären. Das geht in allen Tarifen und in 11 Sprachen.

Was kostet es, Post digitalisieren zu lassen?

Der Digitale Briefkasten von Clevver hat drei Tarife (pro Monat inkl. 19 % MwSt. für Kunden in Deutschland, Stand: Oktober 2026; bei Wohnsitz in einem anderen Land gilt der dortige Steuersatz):

| Tarif | pro Monat | Briefe inklusive | Scans Umschlag / Inhalt | Lagerzeit Briefe | |---|---|---|---|---| | Lite | 11,84 € | 5 | 2 / 2 | 5 Tage | | Standard | 23,74 € | 20 | 5 / 5 | 10 Tage | | Professional | 41,59 € | 50 | 10 / 10 | 20 Tage |

Was über das Kontingent hinausgeht, wird nach Verbrauch berechnet. Gescannte Briefe liegen verschlüsselt im Archiv, die Volltextsuche findet sie wieder, und Apps gibt es für iOS und Android.

Vergleichst du Anbieter, schau nicht nur auf den Grundpreis. Entscheidend ist, wie viele Scans enthalten sind und was eine Weiterleitung kostet.

Ist das datenschutzrechtlich in Ordnung?

Ein seriöser Anbieter öffnet deine Post nur, weil du ihn ausdrücklich damit beauftragst. Achte auf diese Punkte:

• Auftrag: Du entscheidest pro Brief, ob er geöffnet wird.
• Speicherort: Wo liegen die Scans? Bei Clevver verschlüsselt auf Servern in Deutschland.
• Dienstleister: Welche Drittanbieter verarbeiten die Scans, etwa für Texterkennung oder Übersetzung? Das steht in der Datenschutzerklärung.
• Löschung: Kannst du Scans selbst löschen und Originale vernichten lassen?

Was ein digitaler Briefkasten nicht ersetzt

• Keine Meldeadresse: Deinen Wohnsitz meldest du weiter dort an, wo du tatsächlich wohnst.
• Originale bleiben manchmal nötig: Bankkarten, Urkunden oder Unterlagen, die du im Original vorlegen musst, lässt du dir weiterleiten.
• Fristen laufen weiter: Ein Brief gilt in der Regel als zugegangen, wenn er an der Adresse ankommt, nicht erst, wenn du den Scan öffnest. Lass die Benachrichtigungen also eingeschaltet.
• Keine Firmenadresse: Der Digitale Briefkasten ist für private Post. Für Geschäftspost, Impressum und Gewerbeanmeldung gibt es das virtuelle Büro, das den digitalen Posteingang schon enthält.

Wie sich digitales Postfach, E-Post und Postbox unterscheiden, erklärt Digitales Postfach, E-Post, Postbox: Was ist der Unterschied?

Ein Beispiel: Drei Monate unterwegs

Jonas reist drei Monate durch Südostasien. Vor der Abreise bucht er einen digitalen Briefkasten in Berlin, gibt die Adresse bei Krankenkasse und Bank an und richtet für den Rest einen Nachsendeauftrag ein. Unterwegs bekommt er eine Push-Nachricht, wenn Post ankommt. Den Steuerbescheid lässt er scannen und schickt das PDF an seine Steuerberaterin. Die neue Kreditkarte bleibt im Original aufbewahrt, bis er zurück ist.

Wenn du ähnlich planst, vergleicht Länger weg: Post aufbewahren, nachsenden oder digital? die Optionen.

Häufige Fragen

Was heißt Post digitalisieren lassen? Deine Briefe werden von einem Dienstleister angenommen, geöffnet und eingescannt. Du liest sie als PDF am Rechner oder in der App, statt sie aus dem Briefkasten zu holen.

Ist es erlaubt, meine Post öffnen und scannen zu lassen? Ja, wenn du den Dienstleister damit beauftragst. Achte darauf, wo die Scans gespeichert werden und welche Dienstleister sie verarbeiten.

Wie bekomme ich meine Post an den digitalen Briefkasten? Du gibst die neue Adresse bei Absendern an oder richtest einen Nachsendeauftrag von deiner bisherigen Adresse ein.

Was kostet es, Post digitalisieren zu lassen? Beim Digitalen Briefkasten von Clevver ab 11,84 € im Monat inkl. MwSt. (Stand: Oktober 2026). Wie viele Briefe und Scans enthalten sind, hängt vom Tarif ab.

Bekomme ich die Originale noch? Ja. Du entscheidest pro Brief, ob er gescannt, aufbewahrt, im Original weitergeleitet oder vernichtet wird.

Kann ich alte Papierakten auch digitalisieren lassen? Dafür sind Scan-Dienstleister für Dokumente gedacht. Ein digitaler Briefkasten ist für laufend neu eingehende Post gemacht.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Preisangaben ohne Gewähr, Stand: Oktober 2026. Noch Fragen? → Kontakt