Einfach alle Post digital empfangen! Aber: digital=illegal?

Postscan-Services sind unter Freelancern und digitalen Nomaden beliebt. Aber nur die wenigsten Unternehmer wissen, welchem Risiko sie sich mit einem digitalen Briefkasten aussetzen. Postscan-Services sind viel weniger rechtssicher, als man denkt. Lesen Sie hier, wie Sie teure Abmahnungen und Bußgelder vermeiden.

Die Digitalisierung hat einen neuen Typus von Freelancern geboren: den digitalen Nomaden. Ausgerüstet mit einem Laptop, einem Smartphone und starken Geschäftsideen zieht er aus, um seine eigene Welt zu erobern. Digitale Nomaden arbeiten dort, wo es ihnen gefällt: Im Starbucks, im Homeoffice, in einem Coworking-Space, bei Freunden oder am Sandstrand.

Trotz ihrer Mobilität benötigen sie eine feste Adresse, um Post zu empfangen. Nur: Wie soll man rechtzeitig die Post empfangen, wenn man ständig unterwegs ist? Hier kommen Postscan-Services ins Spiel, die für geringe Beträge Postadressen zur Verfügung stellen.

Manche Freelancer verwenden eine solche Postscan-Adresse auch als „offizielle“ Anschrift im Impressum ihrer Website, um ihren tatsächlichen Sitz nicht zu verraten.

Legal? Lesen Sie weiter!

Was ist eigentlich eine „Anschrift“?

„Blöde Frage“, werden Sie denken, „natürlich meine Postadresse!“. Falsch gedacht! Ihre Postadresse ist nur eine Art von Anschriften. Und nicht einmal die wichtigste. Die Juristen unterscheiden u.a. zwischen den folgenden Kategorien von Anschriften:

  • Geschäftsadresse (auch „Domizil“ genannt): Die eingetragene Betriebsstätte Ihres Gewerbes. Wenn Sie nicht Freiberufler sind, müssen Sie sich als Gewerbetreibender mitunter im Handelsregister eintragen – und dort ist eine Domizil-Anschrift zwingend.[1]
  • Postadresse: Eine beliebige Adresse, an welcher die Post entgegengenommen wird. Hierbei kann es sich auch um ein Postfach handeln. Als „offizielle“ Adresse ist eine reine Postadresse nur für Menschen ohne festen Wohnsitz zulässig. Also für Obdachlose – und für digitale Nomaden, die sich in Deutschland abgemeldet haben.
  • Ladungsfähige Anschrift: Eine Postanschrift, unter welcher Ihnen auch eine behördliche Vorladung zugestellt werden kann. Dies bedingt natürlich, dass jemand – Sie selbst oder ein Zustellungsbevollmächtigter – die Post persönlich entgegen­nehmen kann.

Die ladungsfähige Anschrift ist Pflicht für alle Unternehmer

Jede Firma muss eine ladungsfähige Anschrift bekannt geben, unter welcher ihr rechtssicher Dokumente zugestellt werden können, zum Beispiel eine Klageschrift, einen Mahnbescheid oder eine gerichtliche Vorladung. Dies geht aus den folgenden Paragraphen hervor:

  • 29 HGB (Eintragung ins Handelsregister)
  • 8 Abs. 4 Nr. 1 GmbHG
  • 253 Abs. 2 Nr. 1 und § 130 Nr. 1 ZPO (Zivilprozessordnung)
  • 5 Abs. 1 Nr. 1 TMG (Impressumspflicht im Telemediengesetz)

Was als ladungsfähige Anschrift gilt, geht aus der Rechtssprechungspraxis hervor. Definitiv nicht als ladungsfähige Anschriften gelten reine Postadressen, wie zum Beispiel ein Postfach oder ein gewöhnlicher Postscan-Service. Solche Postadressen sind zwar zulässig als Widerrufsanschrift eines Online-Shops, aber nicht als offizielle Firmenanschrift.

 Juristenfalle Website-Impressum

Das Impressum ist die offizielle Anschrift der Person oder Firma, welche für die Inhalte der Website verantwortlich zeichnet. Jeder, der aus gewerblichen Gründen eine Website betreibt, muss im Impressum seiner Website eine ladungsfähige Anschrift angeben (§ 5 TMG). Dies gilt für Blogger, Creators, Berater und andere Dienstleister genauso wie für Webshops.

Der Sinn des Impressums: Wenn jemand juristisch gegen den Website-Betreiber – das Unternehmen – vorgehen will, kann er hier nachlesen, an wen er sich wenden muss. Und wenn eine Behörde dem Unternehmen ein offizielles Schreiben zustellen will, erwartet sie, dass das Schreiben unter dieser Anschrift garantiert entgegengenommen wird. Deshalb muss das Impressum zwingend eine ladungsfähige Anschrift enthalten.

Wer keine ladungsfähige Adresse im Impressum angibt, muss mit schwerwiegenden rechtlichen Konsequenzen rechnen[2]:

  • Geldbuße wegen Ordnungswidrigkeit, gestützt auf § 5 Abs. 1 TMG und §16 Abs. 3 TMG. Es sind Geldbußen bis zu 50.000 Euro möglich.
  • Viel häufiger kommt es jedoch zu einer Abmahnung wegen eines Wettbewerbsverstoßes nach dem UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb). Der Streitwert liegt meist  im vierstelligen Bereich– eigene Aufwendungen für Anwälte, usw. nicht mit eingerechnet.

Stellen Sie Ihrem digitalen Briefkasten-Anbieter diese harte Frage!

Digitaler Briefkasten, Scanservice, Briefpost-Digitalisierer, Briefpost online empfangen, virtuelles Büro – der Postscan-Service kennt in Deutschland viele Namen, viele Gesichter und leider auch einige schwarze Schafe.

Das Servicemodell „Postscan-Service“ ist rasch erklärt: Der Anbieter stellt dem Kunden eine Anschrift in der gewünschten Stadt bereit, nimmt dort die Post entgegen, scannt sie und lädt sie in eine geschützte Cloud hoch, wo der Kunde sie über das Notebook oder die Smartphone-App herunterladen und anschauen kann. Für digitale Nomaden ist dieser bequeme Service ideal, weil sie vollkommen ortsunabhängig arbeiten können.

Nur: Postscan-Services erfüllen nicht die Anforderungen, die der Gesetzgeber an eine ladungsfähige Anschrift stellt. Die wenigsten Service-Anbieter machen die Kunden freiwillig auf diesen Umstand aufmerksam. Mancher Freelancer erlebte in den letzten Jahren eine böse Überraschung, als ihm eine Abmahnung wegen einer illegalen Impressums-Anschrift ins Haus flatterte.

Der Fairness halber sei gesagt, dass es auch Ausnahmen unter den Postscan-Anbietern gibt. Zum Beispiel weist Dropscan in den FAQ & AGB deutlich darauf hin, dass seine Scanbox-Adresse keine ladungsfähige Anschrift darstellt. [3]

Tipp:

Stellen Sie Ihrem Postscan-Anbieter diese Frage:
“Ist die Postadresse, die Sie mir anbieten, eine ladungsfähige Anschrift?”

Was tun, wenn Postscan-Dienstleister keine ladungsfähigen Adressen bieten? Hier einige Lösungsansätze:

Lösungsansätze für ladungsfähige Anschriften

Die schlechteste Lösung – „c/o“

Wenn Sie einen guten Freund oder Geschäftspartner vor Ort haben, können Sie dessen Adresse angeben:

[Firmenname] c/o [Adresse Ihres Freundes]

Dies sieht allerdings nicht sonderlich professionell aus und schafft kein Vertrauen bei potenziellen Geschäftspartnern.

Die moderne Version – Coworking Spaces

Coworking-Angebote schießen derzeit wie Pilze aus dem Boden. Sie haben ein gutes Image, weil sie mit Innovation, Startups und Unternehmergeist assoziiert werden. Eine Adresse bei einem Coworking-Space zu haben, ist für manche Freelancer schon fast eine Auszeichnung. Allerdings bieten Coworking-Provider in der Regel keine ladungsfähigen Anschriften – es sein denn, Sie mieten einen festen Arbeitsplatz und ein Postfach dazu. Dieser Service wird nicht von allen Coworking Spaces angeboten und ist meistens sehr teuer. Zudem ist es nicht leicht, den Standort zu wechseln, weil Coworking Spaces nicht in allen Städten gleichermaßen vertreten sind. Virtuelle Büros sind wesentlich flexibler.

 

Klassische Office Spaces – Regus, etc.

Seit langer Zeit bieten Unternehmen wie Regus temporäre Büros, vom einfachen Post­ser­vice über Coworking-Zonen bis zum permanenten eigenen Büro. Im Unterschied zu moder­nen Coworking-Anbietern sind Provider wie Regus auf den traditionellen Manager mit Anzug und Schlips ausgerichtet, der in einer fremden Stadt einen Meetingraum und ein Büro wäh­rend seines Aufenthaltes braucht. Ladungsfähige Adressen sind hier besonders teuer, weil die vielen Büro- und Meetingräume ebenso mitfinanziert werden müssen wie die Sekretärin­nen. Die Preise liegen hier im dreistelligen, mitunter sogar im vierstelligen Bereich!

 

Die perfekte Lösung: Virtual Office mit ladungsfähigen Adressen – ClevverAddress

Der Virtual Office Anbieter Clevver.io hat sich darauf spezialisiert, rechtssichere Lösungen für international tätige Unternehmer wie digitale Nomaden und Freelancer zu entwickeln. Natürlich gehört eine ladungsfähige Adresse dazu. Clevver nennt diese Lösung „ClevverAddress“. Sie kostet nur einen Bruchteil der herkömmlichen Coworking-Spaces mit ladungsfähigen Adressen. Möglich wird dies dank der Fokussierung auf die digitale Welt: Während Coworking-Spaces auf Manager-Meetings und Teamwork-Zonen ausgelegt werden, hat Clevver seine Infrastruktur auf digitale Unternehmer zugeschnitten.

Clevver bietet eine fein differenzierte Palette von Adressen, von der simplen Postbox mit Scan-Service und – als einziger deutscher Anbieter – Paketempfang über die ladungsfähige Geschäftsadresse bis hin zur registrierfähigen Domiziladresse (je nach Stadt). Für das Impressum der Website reicht die ladungsfähige Geschäftsadresse im unteren zweistelligen Preisbereich.

Fazit

Freelancer und digitale Nomaden benötigen Anschriften, welche genauso mobil und flexibel sind wie sie selbst. Ideal für sie sind Postscan-Services. Allerdings benötigt man als offizielle Geschäftsadresse – beispielsweise für das Website-Impressum – eine „ladungsfähige“ Anschrift. Viele Postscan-Services können dies nicht bieten, sondern beschränken sich auf gewöhnliche Postadressen, welche einem Postfach gleichgestellt und nicht für ein Impressum zulässig sind.

Mit ClevverAddress bietet Clevver ein Produkt, das die Effizienz und Flexibilität des Postscan-Services mit ladungsfähigen Anschriften zu günstigen Preisen kombiniert. ClevverAddress ist verfügbar an 21 Standorten weltweit und kostet inklusive digitalem Briefkasten ab 25,40 € pro Monat.

MEHR ZU CLEVVERADDRESS FINDEN SIE HIER.

 

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[1] https://www.billomat.com/magazin/handelsregistereintrag/

[2] http://www.impressum-recht.de/abmahnung-bei-verstoss-gegen-impressum-pflicht.html

[3] https://www.dropscan.de/hilfe/faq/konto-und-scanbox/ist-die-scanbox-adresse-eine-ladungsfaehige-adresse

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Stefan Wölcken

Head of Marketing & Communications at Clevver. He is a digital native, specializing in start-up marketing. As the marketing-guy, he describes Clevver as "the infrastructure provider for legal shell companies" (not that it's untrue, but the team chose more settle words for our elevator pitch ?)